Zgłaszanie naruszeń

Zgodnie z Ustawą o ochronie Sygnalistów, określiliśmy zasady, według których pracownicy i określone osoby, które nie są naszymi pracownikami (w tym osoby ubiegające się o pracę), mogą zgłaszać sytuacje, które:

naruszają lub potencjalnie mogą naruszać prawo,
naruszają przepisy wewnętrzne i przyjęte przez nas standardy rynkowe.

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych i Podejmowania Działań Następczych w Loyalty Partner Polska sp. z o.o.

§ 1 Postanowienia ogólne

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Loyalty Partner Polska, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (działa w złej wierze).
Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§ 2 Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

Sygnaliście – osoba dokonująca zgłoszenia naruszenia prawa, regulacji lub standardów etycznych ustanowionych w Spółce.
Komisji ds. etyki – rozumie się przez to wyznaczoną jednostkę organizacyjną, składającą się z co najmniej 3 bezstronnych członków wybieranych przez zarząd Spółki, do której zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych;
działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to elektroniczne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.
spółce – rozumie się przez to Loyalty Partner Polska sp. z o. o z siedzibą w Warszawie, przy ul. Towarowej 28, 00-839 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000290350, NIP: 527-25-58-871, kapitał zakładowy – 16 919 100,00 zł.

§ 3 Przedmiot zgłoszenia

Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:korupcji;

zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być także naruszenia obowiązujących w Spółce regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.

§ 4 Tryb dokonywania zgłoszenia

Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:

elektronicznie – za pośrednictwem adresu e-mail: sygnal@payback.net
pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej do Loyalty Partner Polska ul. Towarowa 28, 00-839 Warszawa

W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:

dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
adres do kontaktu sygnalisty;
możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił stwierdzenie zgłoszonego naruszenia;
wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.

Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane.

W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 5 Tryb rozpatrywania zgłoszeń

Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez wyznaczonego członka Komisji ds. etyki, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji, członek Komisji ds. etyki kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
Komisja ds. etyki może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja ds. etyki informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego (bez nowych informacji) pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1., zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja ds. etyki podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
Gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja ds. etyki może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Spółki celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
Komisja ds. etyki może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Spółki lub do podmiotu świadczącego usługi profesjonalne na rzecz Spółki, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja ds. etyki podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Komisja ds. etyki nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
W przypadku, gdy zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że członek Komisji ds. etyki może nie zachować bezstronności (w stosunku do sygnalisty, osoby powiązanej z sygnalistą, osoby, której dotyczy zgłoszenie lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia), w szczególności ze względu na podległość służbową lub relacje osobiste, podlega on wyłączeniu z prac Komisji; w przypadku, gdy co najmniej dwóch członków Komisji ds. etyki zostaje wyłączonych z jej prac, pozostali członkowie Komisji powołują na ich miejsce osoby bezstronne.

§ 6 Działania następcze

W przypadku, gdy:

naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki – Komisja ds. etyki podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;
naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Spółki – Komisja ds. etyki zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Komisja ds. etyki oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.

Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 5 pkt 7., nie zawierała informacji wskazanych w § 2 pkt 6., Komisja ds. etyki przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.
Komisja ds. etyki podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.

§ 7 Ochrona sygnalisty

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

§ 8 Rejestr zgłoszeń

Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez wyznaczonego pracownika Komisji ds. etyki.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:

numer zgłoszenia;
przedmiot naruszenia;
dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
adres do kontaktu sygnalisty;
datę dokonania zgłoszenia;
informację o podjętych działaniach następczych;
datę zakończenia sprawy.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenia dokonane anonimowo. Jeśli sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub adresu do kontaktu, w rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonim.
Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 9 Postanowienia końcowe

Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji, Dział HR przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej umowy niż stosunek pracy.

Procedura Zgłoszeń Zewnętrznych

W przypadku gdy Sygnalista stwierdzi naruszenie prawa określone w art. 3 ust. 1 pkt 1-17 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. Takie zgłoszenie może także zostać wykonane bez uprzedniego dokonywania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać złożone:

w formie papierowej – na adres do korespondencji siedziby Zespołu ds. Sygnalistów z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia prawa”;
w formie elektronicznej – za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego wskazanego na stronie Rzecznika pod adresem: www.sygnalisci.gov.pl, zapewniającego poufność zgłoszeń;
w formie ustnej – za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej o numerze wskazanym na stronie Rzecznika pod adresem: www.sygnalisci.gov.pl. Infolinia działa w wyznaczonych przez Zespół ds. Sygnalistów dniach i godzinach;
osobiście podczas bezpośredniego spotkania – na wniosek osoby, która chce dokonać zgłoszenia zewnętrznego.

Więcej informacji na temat zgłoszeń zewnętrznych i pracy Zespołu ds. Sygnalistów można znaleźć na stronie: https://www.gov.pl/web/sygnalisci.